گام ۱ نامه را به تعویق نیاندازید. در بیشتر شرایط تجاری، نامه تشکر تاثیری مثبت و بادوام در دید طرف اقتصادی، کارمند، مشتری و همکار شما دارد. هرچه زمان بین مصاحبه، تبادل کالا یا معامله و نامه ای که می خواهید بفرستید، بیشتر باشد، تاثیر آن کمتر خواهد شد.

گام ۲ الگو و قالبی مناسب برای نامه تان در نظر بگیرید. بهتر است که برای این کار، نامه ای واقعی بنویسید و از ایمیل استفاده نکنید. اگر شرکت دارید، نوشتن نامه در سربرگ شرکت، خود حرکتی حرفه ای است. نامه دست نویس مزایایی چون شخصی تر شدن نامه و نیز ایجاد رابطه های آتی بین شرکت ها خواهد شد. یک برگه با زمینه سفید یا کرم رنگ برداشته و آن را با موضوع تشکر نام گذاری کنید. قبل از نوشتن متن نامه، آن را در برگه ای دیگر چرک نویس کنید. اگر دست خط خوبی ندارید، نوشتن نامه را به دوست یا فردی قابل اعتماد بسپارید. اگر به هر دلیلی، صندوق پستی گیرنده، غیرقابل دسترس بود، ایمیل تنها گزینه تان خواهد بود. یکی از نقاط ضعف ایمیل این است که احتمال دارد گم شود یا از طرف فرد نادیده گرفته شود. در نظر داشته باشید که بعضی صاحبان تجارت، روزانه صدها ایمیل دریافت می کنند. حتما موضوع ایمیل را با عنوان تشکر مشخص کنید.

گام ۳ احترام مناسب در نامه به کار ببرید. اگر یک نفر خاص روی سخن نامه شماست، او را با شاخص و نام خانوادگی مورد خطاب دهید، برای مثال: “جناب آقای احمدی”. در صورتی که روی سخن تان با چند نفر است، نام و شاخص همه آنها را در خط اول بیاورید. از احترام بسیار رسمی خودداری کنید، مثل “خدمت آن مسئول محترم،”. البته ممکن است رسمی بودن نامه تان به دلیل میزان آشنایی شما و طرف مقابل تان باشد.

گام ۴ در جمله اول، قدردانی کنید و علت تشکر خود را دقیق بیان کنید. لازم نیست که جملات خود را با عباراتی مثل “می خواستم ازتون تشکر کنم بخاطر…” آغاز کنید و بهتر است جملاتی با فعل زمان حال بنویسید، مثل “ممنونم به خاطر اینکه شرکت ما و مرکز خدماتی ما رو مورد حمایت خودتون قرار دادین”.

گام ۵ تاثیر و اهمیت نامه تشکر را در نظر بگیرید. اگر نامه ای به یک خیر می دهید، باید ببینید که چه منفعتی برای شرکت تان خواهد داشت و یا اینکه از کارفرمای خود که به تازگی با او مصاحبه کاری داشته اید، تشکر کنید تا احتمال جذب تان بیشتر شود. برای تشکر از همکار اقتصادی خود، بهتر است بیان کنید که از همکاری با او خرسند هستید و از تجربیات او استفاده خواهید کرد.

گام ۶ بدون چاپلوسی، از مخاطب خود تعریف و تمجید کنید. این بخش نامه، دشوارترین بخش است و البته در همه ی نامه ها نیازی نیست که بیاید. جملاتی از قبل در نظر بگیرید و برای تعریف از عملکرد آنها بیان دارید، مثل فعالیت خوبی دارید و یا توانایی شما در این موضوع، بی بدیل است.

گام ۷ به آینده اشاره کنید، به اینکه آیا علاقه دارید با طرف اقتصادی خود همکاری داشته باشید. با جملاتی چون منتظر تماس شما هستم، می توانید طرف مقابل را مجاب کنید تا با شما همکاری داشته باشد و البته اعتماد به نفس خود را نشان دهید.

گام ۸ بار دیگر به موضوع تشکر خود اشاره کنید و همان جمله اول خود را به نوعی دیگر بیان کنید. مثلا بگویید، دوباره برای … تشکر می کنم.

گام ۹ با ادای احترام و امضای نام خود در زیر نامه (بهتر است با خودکار و دست نویس باشد)، آن را به پایان برسانید. اگر نیاز بود، سمت و نام شرکت خود را در انتهای نامه ذکر کنید.

گام ۱۰ بار دیگر نامه را بخوانید و ویرایش کنید. نامه شما باید خلاصه و مفید باشد (حدود نصف صفحه ی تایپ شده). از هجو بپرهیزید، جز تشکر، هیچ چیز نباید دوبار نوشته شود. نامه را از نظر ثابت ماندن لحن در آن، بررسی کنید. می توانید از همکاران خود نیز بخواهید تا در ویرایش نامه به شما کمک کنند.

گام ۱۱ زمانی که از متن نامه راضی شدید، فورا آن را بفرستید. بخاطر داشته باشید که سرعت در تشکر می تواند حسی را به طرف مقابل انتقال دهد که هیچگاه فراموشش نشود.

نکات و هشدارها

نباید اطلاعات شخصی و یا اوضاع فعلی شغلی خود را نیز بنویسید. به یاد داشته باشید که هدف از نامه تشکر، بیان احترام و قدردانی نسبت به طرف مقابل است و نه چیزی دیگر. همچنین از این نامه برای تبلیغ شرکت و یا تجارت خود استفاده نکنید. با تبلیغ محصولات خود، در حقیقت تشکر خود را بی تاثیر خواهید کرد.