اگر به عنوان یک مدیر به این نتیجه برسیم که فرآیندهای شرکت با تاخیر انجام می‌شوند و از همه مهم‌تر، ارتباط کارمندان با مشتری‌ها مناسب نیست، زمان آن رسیده که یک بازنگری اساسی در روند کاری داشته باشیم. در غیر این صورت به زودی بهترین کارمندان و مشتریان را از دست خواهیم داد.

اکثر مدیر عامل‌ها بر این باورند که قدرت لازم را به کارمندان زیردست خود اعطا کرده‌اند. این در حالی است که عموما در شرکت‌ها این قدرت احساس نمی‌شود و افراد توانایی ابراز نظرات را ندارند. کتابی با نام «سازمان بدون توقف» برای مدیران چاپ شده که در آن، نکاتی برای اعطای کاربردی‌تر قدرت به کارمندان جمع‌آوری شده است. در ادامه‌ی این مقاله خونیرث به بررسی مختصر برخی از این نکات می‌پردازیم.

۱- اختصاص زمانی برای دریافت بازخوردهای شخصی از کارمندان 

وقتی نظرات از طریق کانال‌های سنتی مانند صندوق انتقادات یا مدیران واسطه به دست مدیر عامل می‌رسند، نمی‌توان انتظار داشت که بازخورد صادقانه و خالص منتقل شده باشد. در روندهای اداری و کاغذبازی‌های سنتی، اکثر نظرات و انتقادات به نحوی تغییر می‌کنند که کمترین ناراحتی را برای مدیر اصلی به بار بیاورند. بهتر است زمان‌هایی در شرکت وجود داشته باشد که کارمندان بتوانند در جلسات رو در رو، نظرشان را به بالاترین مقام سازمان اعلام کنند.

۲- تغییر ساختار تیم‌ها در دوره‌های زمانی مشخص

وابسته بودن به ترکیب‌های ثابت تیمی می‌تواند در کوتاه مدت نتایج خوبی داشته باشد؛ اما مشکل اصلی این است که ثابت بودن تیم باعث رکود خلاقیت در آن می‌شود. راهکار کاربردی این است که ساختار تیم‌ها را در دوره‌های مشخص تغییر دهید و حتی مسئولیت‌های مدیریتی را نیز جابجا کنید.

۳- انتقال مستقیم نیازها و اهداف به کارمندان

ساختارهای کسب و کار به این گونه شکل می‌گیرند که پیام از مدیران سطح بالا و توسط مدیران میانی به کارمندان می‌رسد. مانند گرفتن بازخورد، بهتر است در این موارد نیز ارتباطات مستقیم با کارمندان ایجاد کنید و هر از چندگاهی، پیام‌ها و دستورات را به صورت مستقیم به آنها ابلاغ کنید.

۴- استفاده از فناوری برای نظارت و ارزیابی نظرات

امروزه ابزارهای فناوری کسب و کار به وفور در اختیار صاحبان مشاغل قرار دارد. یک مدیر موفق فردی است که با استفاده‌ی بهینه از این ابزارها، اندازه‌گیری‌های مشخصی از بازخوردهای کارمندان و مشتریان داشته و در طول زمان، تاثیرگذاری آنها را اندازه‌گیری و بررسی کند.

۵- تشخیص کارمندانی که بیشترین تاثیر را روی دیگران دارند

در تمامی شرکت‌ها افرادی وجود دارند که صرف‌نظر از موقعیت شغلی، تاثیر زیادی روی اطرافیان دارند. این افراد به دلایل مختلف، اعتباری نزد کارمندان کسب کرده‌اند و نظر آنها برخی اوقات از مدیران نیز برای دیگران مهم‌تر است. در قدم اول باید با ارتباط نزدیک با کارمندان، این قهرمانان پنهان را پیدا کرد و در قدم بعدی باید مطمئن شد که رضایت شغلی و ارتباط مفید آنها همیشه حفظ شود. این افراد به راحتی می‌توانند پیام‌ها را میان کارمندان و مدیران رد و بدل کرده و تاثیر مثبت خود روی روند شرکت را اعمال کنند.

۶- تشویق کردن

تشویق‌های مالی و معنوی بهترین واکنش به تغییراتی است که کارمندان پیشنهاد کرده یا اعمال می‌کنند. این تشویق‌ها باید به گونه‌ای باشد که دیگران را نیز در جریان قرار داده و به‌صورت مستقیم آنها را نیز به ارائه‌ی نظرات و تلاش برای تغییر علاقه‌مند کند.

با خواندن راهکارهای بالا اولین سوالی که به ذهن مدیران می‌رسد این است که آیا با ساختارهای کنونی می‌توان این روش‌های مدرن را به کار گرفت؟ در پاسخ باید گفت خواه ناخواه علاقه‌مندی‌ها و رفتارهای مشتری‌ها و کارمندان تغییر کرده و حتی دچار انقلاب شده است. به بیان دیگر در دوران کنونی کسب و کارهایی پیروز خواهند بود که روش‌های سنتی را با راهکارهای پیشرفته جایگزین کنند و با به کارگیری نظرات مشتریان و کارمندان، از روند پیشرفت تجارت عقب نمانند.