ابزارهایی که امروز در خونیرث خدمت شما معرفی می‌کنیم، می‌توانید به این مهم دست یابید.

هنگامی‌که صاحب یک کسب و کار هستید، حتماً می‌دانید که هر دقیقه ارزشمند است و فرصتی برای هدر دادن زمان باقی نمی‌ماند. مدیریت یک کسب و کار یا استارتاپ باعث می‌شود تا سرتان همیشه شلوغ باشد و برای زمان محدود در طول روز کارهای ناتمام زیادی داشته باشید. خب برای حل این مشکل چه راه‌حلی پیش رو دارید؟ چگونه تمام‌کارها را به‌صورت تمام و کمال انجام دهیم؟

موفقیت کسب و کار شما بستگی به عملیات تجاری درون سازمان دارد. Lei Iacocca رهبر کسب و کار «Iacocca» در زندگینامه خود می‌نویسد: «تمام عملیات تجاری را می‌توان در سه کلمه خلاصه کرد: مشتری، محصول و سود». شما باید تمام این سه مورد را به‌صورت صحیح نگه‌دارید تا استراتژی‌های کسب و کارتان به‌طور مؤثر به ثمر بنشینند.

با کمک این ۷ ابزار فنّاوری می‌توانید کسب و کار خود را با بهره‌وری بالا و آسان‌تر از همیشه مدیریت کنید. با داشتن عملیات تحت کنترل و مدیریت آن‌ها در کنار هم، قادر خواهید بود زمان بیشتری را صرف تمرکز بر اجرای کسب و کار خود بگذارید.

در ادامه هفت ابزار موردنیاز برای بهبود عملیات کسب و کارها و  را شرح می‌دهیم:

۱- Trello

کارن مارتین در کتاب خود به نام «The Outstanding Organization» درباره این ابزار می‌نویسد: «هرج‌ومرج، دشمن هر سازمانی است که می‌خواهد برجسته باشد. برای جلوگیری از این هرج‌ومرج، استفاده از ابزار مدیریت پروژه مانند Trello لازم و ضروری است.»

Trello به شما اجازه می‌دهد تا پروژه خود را از آغاز تا پایان کنترل و مدیریت کنید. برای هر کار شما یک کارت اضافه می‌کنید و آن کارت را به صاحبش اختصاص می‌دهید. شما می‌توانید در درون هر کارت نظرات خود را بنویسید و مهلت اتمام آن را تعیین کنید، همچنین قادر خواهید بود تا نمودار پیشرفت را برای هر کارت ایجاد کنید تا بقیه اعضای تیم بتوانند میزان پیشرفت هر کار را مشاهده کنند.

۲- Slack

حتی اگر از میلیون‌ها ابزار مدیریتی برای کسب و کار خود استفاده کنید، ولی یک‌راه ارتباطی مناسب بین اعضای تیم شما وجود نداشته باشد، به مشکل بر خواهید خورد. Slack با ایجاد یک فضای گفتگوی کاربرپسند به اعضای کسب و کار شما اجازه می‌دهد تا در هر جا و زمانی که هستند با هم به گفتگو بپردازند.

در Slack شما می‌توانید گفتگوهایی را پیرامون پروژه خود ایجاد کرده و تمام بحث‌ها را در آنجا انجام دهید تا سرعت تصمیم‌گیری و همکاری افزایش یابد.

۳- PandaDoc

از دیرباز کاغذبازی یک بخش جداناپذیر از کسب و کار بوده است. باوجود پیشرفت دنیای دیجیتال، وابسته بودن به کاغذ در قراردادها، پیشنهاد‌ها و نقل‌قول می‌تواند عذاب‌آور باشد. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد مانند PandaDoc، دیگر نیازی به چاپ و اسکن اسناد نیست. در عوض، همه‌‌ی کارها به‌صورت دیجیتالی انجام می‌شود.

این ابزار به شما امکان می‌دهد تا به‌صورت هم‌زمان اسناد را ایجاد، ارسال و پیگیری کنید. در PandaDoc امکان ایجاد امضای الکترونیکی هم وجود دارد. با کنار هم بودن همه‌چیز در یک ابزار ساده، زمان صرف شده برای اسناد بسیار کاهش می‌یابد و وقت شما را برای سایر وظایف مهم کسب و کار آزاد می‌کند.

۴- Freshbooks

بر اساس یک نظرسنجی که توسط national Association of Small Businesses انجام‌شده است، چالش شماره‌ی یک کسب و کارها، عدم اطمینان اقتصادی است. مدیریت امور مالی می‌تواند استرس‌زا باشد، به‌ویژه اگر شما این کارها را به‌تنهایی انجام دهید.

Freshbooks یک سیستم آسان و ساده را برای مدیریت امور مالی شما ارائه می‌دهد. می‌توانید هزینه‌های خود را پیگیری، فاکتورها را ارسال کرده و حساب‌های خود را با حداقل تلاش مدیریت کنید. حسابداری با این ابزار سریع و امن انجام می‌شود، همین امر باعث می‌شود تا زمان بیشتری برای اختصاص به بخش‌های دیگر کسب و کار خودداشته باشید.

۵- ZenDesk

اخیرا در بازار جهانی، خدمات به مشتریان اولویت بالایی را به خود اختصاص داده است. افرادی که وقت خود را برای بهینه کردن این موضوع صرف می‌کنند، به‌خوبی از مزیت‌های فراوان آن باخبر هستند. Shep Hyken که متخصص «خدمات مشتری» است، اخیراً در توییتر گفته است که «هر ارتباطی با مشتریان را جدی بگیرید و در بهینه‌سازی آن تلاش کنید، حتی کوچک‌ترین مواردی که کمتر به چشم می‌آیند. همین عوامل در آینده تأثیر خود را نشان خواهند داد.»

ZenDesk یک ابزار کمکی آنلاین است که به شما اطمینان می‌دهد، مشتریان از همه تعامل‌های موجود با کسب و کار شما راضی هستند. این ابزار به شما امکان برقراری ارتباط با مشتریان را به‌وسیله یک داشبورد و با استفاده از ایمیل، حساب کاربری در شبکه اجتماعی و تلفن می‌دهد.

۶- Calendly

به‌عنوان رهبر کسب و کار، برنامه‌ریزی زمانی شما احتمالاً خیلی فشرده است؛ بنابراین اضافه کردن هرگونه جلسه یا تماس تلفنی جدید در برنامه فشرده فعلی، کاری بسیار سخت و زجرآور خواهد بود. Seth Godin در وبلاگ خود می‌نویسد: «شما نمی‌توانید زمان بیشتری تولید کنید، تنها راه‌حل پیش روی شما، تصمیم‌گیری صحیح است».

ابزار Calendly برنامه‌ریزی جلسات و قرار ملاقات را برای شما آسان می‌کند، Calendly این کار را با هماهنگ کردن برنامه‌ها و جلوگیری از تلف کردن وقت برای جستجو بین ایمیل‌ها و نامه‌ها برای شما انجام می‌دهد.

۷- MailChimp

هنگامی‌که شما می‌خواهید ایمیل زیادی ارسال کنید، شاید استفاده از سرویس‌های معمول مثل Gmail یا Outlook کمی آزاردهنده باشد. در چنین شرایطی شما نیاز به یک ابزار اتوماسیون بازاریابی مانند MailChimp برای ارتباط بهتر با لیست ایمیل خوددارید.

MailChimp به شما امکان ساخت ایمیل‌های حرفه‌ای را می‌دهد. شما قادر هستید آن‌ها را به مخاطبین خود ارسال کرده و کمپین‌هایتان را پیگیری کنید. همچنین می‌توانید ایمیل‌های خودکار را تنظیم کنید تا بدون هیچ زحمتی در زمان مشخص ارسال شوند. شما فقط یک‌بار کمپین‌های مطلوب خود را می‌سازید و بقیه کار را MailChimp برای شما انجام می‌دهد. بعد از ارسال ایمیل‌ها شما می‌تواند داده‌ها را مشاهده کرده و بدون هیچ زحمتی میزان بهره‌وری ایمیل‌های خود را ببینید.

نظر شما درباره این ابزارها چیست؟ آیا از آن‌ها تابه‌حال برای راحت‌تر کردن کارهای خود استفاده کرده‌اید؟ لطفاً تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید.