• روشن کردن نقش اعضای تیم
• تنظیم اهداف فردی و اهداف تیمی
• نظارت و اندازه‌گیری پیشرفت فردی و تیمی
• بازخورد دادن به اعضای تیم
• حل اختلاف سازنده بین اعضای تیم
• محول کردن وظایف و مسئولیت‌ها
• انگیزه‌بخشی با مجموعه‌ای از پاداش‌های بیرونی و درونی
• توسعه‌ی مهارت‌های اعضای تیم
• مربیگری اعضای تیم

تیم‌های کارا، از عواملی تشکیلی می‌شوند که نقاط ضعف یکدیگر را به‌خوبی پوشش می‌دهند و مشارکت پویایی در کنار هم دارند. بنابراین ضروری است که اطمینان حاصل کنید ترکیب مناسبی از افراد را در مجموعه‌ی خود جمع کرده‌اید. به این منظور شما باید الزامات منابع انسانی را برآورده کنید، یعنی بدانید:

• به چه منابع انسانی نیاز دارید
• چه مهارت‌ها و تجربیاتی در اولویت قرار دارند
• چگونه می‌توانید به این افراد دسترسی داشته باشید
• برای چه مدتی می‌خواهید این تیم را به کار بگیرید
• برای استخدام این افراد به چه میزان بودجه نیازمندید
• چگونه می‌توانید مهارت و دانش افراد را توسعه دهید
• چگونه می‌توانید این افراد را مدیریت کنید

به یاد داشته باشید استخدام افرادی باصلاحیتی که از تخصص و شایستگی لازم برخوردارند و می‌توانند نقش‌های ویژه‌ی پروژه را به عهده بگیرند، مستقیماً روی نتایج و محصولات نهایی بازتاب پیدا می‌کند. به همین دلیل بی‌دقتی در انتخاب اعضا یا اصرار به استفاده از نیروهای درون‌سازمانی که نمی‌توانند انتظارات برنامه‌ها را برآورده کنند، پروژه را با ریسک بسیار بزرگ‌تری مواجه خواهد کرد.

نقش‌ها و وظایف

به‌صورت خلاصه، وظایف هر گروه از نیروهای پروژه را می‌توان به‌صورت زیر تعریف کرد:

حامیان پروژه

۱- محافظت از پروژه در برابر آسیب‌های خارجی

۲- تأمین مالی پروژه

۳- تصویب منشور و برنامه‌ی مدیریت پروژه

۴- تعیین اولویت‌ها

۵- به رسمیت شناختن مدیر پروژه و سطح اختیارات او

۶- تأیید یا رد تغییرات

۷- پذیرش رسمی نتایج پروژه

ذینفعان پروژه

۱- به اعتبار شناختن محدوده‌ی پروژه و تحویل‌شدنی‌ها

۲- همکاری در روند کنترل تغییرات

۳- فراهم آوردن الزامات پروژه

۴- مدیریت خطی عملکردی پروژه

 مدیر پروژه

۱- برنامه‌ریزی مراحل مختلف کار پروژه

۲- ارتباط با حامیان و مالکان پروژه

۳- تعیین تمام فرایندهای پیشرفت کار (محدوده، زمان، بودجه، کیفیت، ارتباطات، ریسک و تولید)

۴- استفاده از متریک‌های اندازه‌گیری پیشرفت و پیاده‌سازی تغییرات و اصلاحات مورد نیاز

۵- پیدا کردن راه‌ حل مؤثر برای موانع و مسائل بالقوه

۶- رفع واریانس برنامه‌ی مدیریت پروژه به کمک تیم

۷- کنترل منظم و مداوم ریسک‌های پروژه به کمک تیم

۸- مسئول نهایی نتایج پروژه

 تیم پروژه

۱- به رسمیت شناختن ذینفعان

۲- شناسایی الزامات

۳- شناسایی محدودیت‌ها و مفروضات

۴- ارائه‌ی طرح کلی WBS به مدیر پروژه

۵- تحویل بسته‌های کاری که وظایف و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم را به‌طور خاص مشخص می‌کند

۶- کمک به تشخیص روابط و وابستگی وظایف

۷- ارزیابی زمان و هزینه

۸- مشارکت در روند مدیریت ریسک

۹- اجرای برنامه‌های کیفیت و ارتباطات

۱۰- اجرای قوانین تصویب‌شده

۱۱- اجرای کامل طرح پروژه و تکمیل همه‌ی پروسه‌ها تا تولید محصولات نهایی

۱۲- شرکت در جلسات تیم

۱۳- پیشنهاد تغییرات مورد نیاز پروژه، ازجمله اقدامات اصلاحی

 توسعه‌ی برنامه‌ی منابع انسانی

تدوین یک برنامه برای مدیریت تیم، به مدیر پروژه کمک می‌کند به‌طور رسمی نقش‌های پروژه و به‌تناسب آن، نیروها و مهارت‌های مورد نیاز را مشخص کند. همچنین جدول زمانی استخدام و ترخیص کارکنان، نیازهای آموزشی، استراتژی‌های تیم سازی، طرح پاداش‌دهی، گزارش‌دهی و شیوه‌ی مدیریت تیم در این برنامه تعیین می‌شود.  

نقش‌ها و مسئولیت‌های پروژه را می‌توانید به یکی از این سه شیوه ثبت کنید؛ ولی صرف‌ نظر از روش ترجیحی شما، هدف فرایند برنامه‌ی منابع انسانی این است اطمینان حاصل کنید هر وظیفه، به فرد خاصی محول می‌شود و همه‌ی اعضای تیم درک واضح و کاملی از نقش خود دارند.

نمودار سلسله‌مراتب: مدل سنتی نمودار سازمانی، که جایگاه و ارتباط اعضای تیم را از بالا به پایین به تصویر می‌کشد. با کمک ساختار شکست کار (WBS: تقسیم فرایندها به زیرمجموعه‌های کوچک و وظایف جزئی‌تر) می‌توانید به‌راحتی نمودار کاملی ترسیم کنید و درعین‌حال، نظارت راحت‌تری به هزینه‌های هر فرایند داشته باشید.

جداول ماتریسی (RAM): شما در یک ماتریس که سطرهای آن منابع انسانی پروژه و ستون‌های آن بسته‌های کاری را نشان می‌دهد، فرایند تخصیص فعالیت‌ها را تعیین می‌کنید. در پروژه‌های بزرگ هم می‌توانید به کمک ماتریس RAM مشخص کنید که هر گروه از کارمندان، چه فعالیت‌هایی را به عهده‌ دارند.

فرمت متنی: مسئولیت اعضای تیم را با جزئیات کامل شرح می‌دهید و اختیارات و محدودیت‌های آنان را ذکر می‌کنید. درصورتی‌که الگوی مشخصی از این متن استخراج شود، می‌توانید آن را در پروژه‌های بعدی هم مورداستفاده قرار دهید.

جذب تیم پروژه

در مرحله‌ی قبل، مشخص کردید که برای تکمیل این پروژه به چه مهارت‌هایی نیاز دارید. اگر در شرکت یا سازمانی کار می‌کنید که همه‌ی نیروهای متخصص مورد نیاز را نمی‌توانید از بین پرسنل فعلی برگزینید، باید به منابع انسانی خارجی رجوع کنید. بسته به نوع نیازهای پروژه، می‌توانید از تکنیک‌های جدید تشکیل تیم مجازی هم منتفع شوید. تیم مجازی از افرادی تشکیل می‌شود که بدون ملاقات رودررو، با استفاده از ابزارهایی نظیر ایمیل، جلسه‌های اینترنتی، ویدیو کنفرانس‌ها یا شبکه‌های اجتماعی، با یکدیگر همکاری می‌کنند و یک هدف مشترک را به انجام می‌رسانند. تشکیل تیم مجازی، مزایای قابل‌توجهی دارد. مثلاً:

• می‌توانید از نیروهای متخصص و کارایی کمک بگیرید که در منطقه‌ی جغرافیایی شما حضور ندارند.
• از مهارت کارمندانی بهره‌مند می‌شوید که در دفاتر خانگی کار می‌کنند.
• می‌توانید کارمندانی را استخدام کنید که ساعات آزاد (یا روزهای تعطیل) متفاوتی دارند.

البته بهره‌گیری از یک تیم مجازی، مستلزم این است که برنامه‌ریزی مناسبی برای ارتباطات داشته باشید و از بروز سوءتفاهم‌ها، عدم همپوشانی یا برعکس، تکرار وظایف، تعارضات یا عدم درک وظایف جلوگیری کنید. گاهی اوقات طی دوران اجرای پروسه‌ها، متوجه می‌شوید که به نیروی جدید نیاز دارید. در چنین شرایطی استخدام هم‌تیمی‌های دور کار، یکی از بهترین راه‌ حل‌های پیش روی شما است.

معیارهای انتخاب اعضای تیم

مهم‌ترین معیارهایی که در ادامه ذکر می‌کنیم، برحسب اهمیت نسبی نیازهای پروژه اولویت‌دهی می‌شوند:

۱- دسترسی: افرادی که طی یک بازه‌ی زمانی خاص (شروع تا خاتمه‌ی پروژه) امکان همکاری با شما را داشته باشند.

۲- تجربه: آیا فردی که می‌خواهید استخدام کنید، تجربه‌ی کار روی پروژه‌های مشابه دارد؟

۳- دانش و مهارت: منظور از دانش، احاطه داشتن به نکات دقیق و پروسه‌های مربوط است؛ نه صرفاً مدرک دانشگاهی یا دوره‌های آموزشی.

۴- رفتار و فرهنگ: آیا گزینه‌ی استخدامی شما می‌تواند خودش را با سایر اعضای تیم هماهنگ کند؟

۵- هزینه: آیا هزینه‌ی استخدام یک نیروی جدید، با بودجه‌ی برنامه‌ریزی‌شده مطابقت دارد؟

۶- عوامل قانونی: آیا گزینه‌ی استخدامی شما با محدودیت‌های قانونی منطقه‌ی جغرافیایی خاصی مواجه نیست؟

پس از استخدام تمام منابع انسانی، وظایفی را که قبلاً در برنامه شناسایی و تصویب کرده‌اید، به اعضای تیم اعلام می‌کنید و همچنین قوانین و محدودیت‌های زمانی و مالی را برای آن‌ها شرح می‌دهید. اگر در طول سیکل پروژه، هر یک از اعضا نتواند وظیفه‌ی خود را مطابق با انتظارات تکمیل کند، باید برنامه‌ی مدیریت منابع انسانی را به‌روزرسانی کنید. بسته به شرایط، ممکن است بتوانید مسئولیت او را به سایر افراد تیم محول کنید یا نیروی جدیدی استخدام کنید.

توسعه‌ی تیم پروژه

توسعه‌ی تیم، فرایند بهبود شایستگی‌ها، ارتباطات و تعاملات و همچنین بهینه‌سازی محیط کار در راستای ارتقاء عملکرد پروژه است. در این مرحله مدیر پروژه از مهارت‌های ارتباطی، رهبری و انگیزه‌بخشی خود استفاده می‌کند و با استراتژی‌های مناسب، بهترین پتانسیل اعضای تیم را به کار می‌گیرد تا عملکرد بالای تیم، اهداف نهایی  را محقق کند. برخی از اهداف توسعه‌ی تیم عبارت‌اند از:

• آموزش و بهبود مهارت‌های اعضا به‌منظور ارتقاء سطح تخصص تیم، کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان، بهبود کیفیت نتایج
• افزایش روحیه و انگیزه و کاهش اختلافات اعضای تیم به کمک اعتمادسازی و پاداش‌دهی
• ترویج فرهنگ کار تیمی و توسعه‌ی همیاری با هدف افزایش بهره‌وری فردی و تیمی

مدیریت تیم پروژه

در این مرحله عملکرد اعضای تیم را بررسی می‌کنید، به آن‌ها بازخورد می‌دهید، برای مشکلات جاری راه‌ حل مؤثری می‌یابید و هرگونه تغییری را که به بهبود اجرا منجر می‌شود، اعمال می‌کنید. گام‌های متداول در این مرحله عبارت‌اند از:

جلسات تیمی و گفتگو: هدف از این جلسات یا گفتمان‌ها، انتقال سریع اطلاعات مهم و ضروری به تیم و جلوگیری از تأثیرات منفی خارجی (شایعات، موانع، مزاحمت‌ها و نظیر آن) است

ارزیابی عملکرد تیم: این ارزیابی‌های مداوم به‌منظور رفع ابهامات اعضای تیم در هر مرحله، کشف مسائل پنهان یا شناخته‌نشده و آموزش‌های فردی به اعضای تیم صورت می‌گیرد.

مدیریت اختلافات درون تیمی: اختلاف‌ نظر اعضای تیم، مسئله‌ای اجتناب‌ناپذیر است که مدیر با توجه به درجه‌ی شدت و اهمیت آن، می‌تواند حل آن‌ها را به تعویق بیندازد یا از استراتژی‌های تطبیق و سازگاری و حتی در صورت نیاز از حکم کردن و دستور دادن استفاده کند. بااین‌حال به یاد داشته باشید که باید درنهایت تیمتان را به همکاری با یکدیگر تشویق کنید.

رهبری و تأثیرگذاری: شما با مجموعه‌ای از مهارت‌های تخصصی-فنی و ارتباطی-رفتاری، فضای کاری بهتری برای تیمتان فراهم می‌کنید.