هر سیستم ارتباط با مشتری (CRM)، راهکارهایی به کسب‌وکارها ارائه می‌دهد که بواسطه آنها می‌توانند وضعیت بهتری برای مشتری‌های خود ایجاد کرده و همه چیز را سازمان‌دهی کنند. با توجه به اینکه سیستم‌های ارتباط با مشتری بسیاری در حال حاضر قابل دسترس هستند، لازم است که یک سری فاکتور را درنظر بگیرید که برای هر کسب‌وکاری ضروری هستند و سیستمی که این موارد در آن صدق نکند، چندان کاربردی نخواهد بود. پس در حین انتخاب یک سیستم ارتباط با مشتری، لازم است که به شدت روی امکانات آن تمرکز کرده و سیستمی را انتخاب کنید که موراد ضروری را پشتیبانی کند. در اینجا لازم است با این دیدی جلو بروید که شما سیستمی می‌خواهید که با چند ویژگی ساده و مختصر، کلی کارایی برایتان داشته‌باشد.

۱. سادگی و آسانی در ادغام‌سازی داده‌ها: اگر کارمندان شما نتوانند از یک سیستم ارتباط با مشتری بهره ببرند، به کل لازم نیست که زیر بار هزینه خرید این سیستم بروید. هر مدیرعاملی دنبال سیتسم مدیریت مشتری‌ای هست که کارکنان او بتوانند، به صورت روزانه با آن کار کرده و مشکلات احتمالی مربوط به ارتباط با مشتری، برای آنها رخ ندهند.

۲. دسترسی از راه دور: راهکار قدیمی ACRM به دلیل اینکه فقط از داخل کمپانی‌ها قابل دسترس بود، به یک سیستم بی‌مصرف تبدیل شده‌است. در هر سیستم ارتباط با مشتری، باید این امکان به کاربر داده شود که بتواند به راحتی اطلاعات مورد نظر خود را از هر جایی وارد سیستم کند.

از سوی دیگر این ویژگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند که بتوانند به کارمندان دورکار خود دسترسی اطلاعاتی داده و مواردی را در اختیار آنها قرار دهند که به شدت در کار آنها تاثیر می‌گذارد.

۳. سازگاری با موبایل: تنها دسترسی از راه دور نیست که یک سیستم ارتباط با مشتری را منحصر به فرد می‌‌کند؛ بلکه برای استفاده مفید از ویژگی یاد شده، لازم است که این سیستم از سازگاری با موبایل هم بهره ببرد. این ویژگی بیشتر برای مدیر فروش‌هایی مفید است که لازم است همه اطلاعات مربوط به یک مشتری را در هر لحظه، در اختیار خود داشته باشند.اگر یک دید استراتژیک به این موضوع داشته باشید، مشخصا متوجه می‌شوید که این ویژگی سیستم ارتباط با مشتری، می‌تواند فرآیندهای افراد خارج از کمپانی شما را سرعت ببخشد.

۴. پشتیبانی قوی از کانال‌های مختلف ارتباطی: سیستم ارتباط با مشتری شما باید آنقدر قوی باشد که به شما چندین کانال برای ارتباط با مشتری ارائه دهد. یکی از کانال‌هایی که مدتی است در ایران مورد توجه گرفته، ارتباط با مشتری به وسیله چت آنلاین است که می‌تواند به واسطه یک سیستم ارتباط با مشتری مناسب، ارائه شود.

۵. ارائه تجزیه و تحلیل کلی و جزیی: وقتی یک سیستم ارتباط با مشتری، ایده‌آل به حساب می‌آید که در کنار ذخیره سازی اطلاعات، آنها را تجزیه و تحلیل کند و ترکیبی از دو دید کلی و جزئی به بخش فروش یک کمپانی ارائه دهد. از دید خیلی از کسانی که در زمینه فروش فعالیت می‌کنند، تحلیل داده‌ها باید آنقدر دقیق باشد که به راحتی بتوانید مشتری‌های خود را دسته‌بندی کرده و برنامه‌ریزی صحیحی برای فروش آماده کنید.

۶. مدیریت اطلاعات لیست‌ها: یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، باید آنقدر قدرتمند باشد که به شما قدرت مدیریت لیست‌های ایجاد شده را بدهد تا دسترسی همزمان اطلاعات را در لیست‌های خود داشته‌باشید.

۷. انعطاف‌پذیری و امکان تنظیمات دلخواه: همه کسب‌وکارها شبیه به هم نیستند و به همین دلیل، شیوه ارتباط با مشتری هر کسب‌وکاری نمی‌تواند به دیگری شبیه باشد. از این رو لازم است که سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری، آنقدر منعطف باشند که کسب‌وکارها بتوانند بر اساس سیستم خود، مشتریانشان را مدیریت کنند.

۸. مدیریت وضعیت لیدها (موقعیت فروش) و دنبال کردن پیگیری‌ها: مهمترین ویژگی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری این است که بتواند بخش مهمی از اطلاعات شما که مربوط به لیدها هست را مدیریت کند. از سوی دیگر فهمیدن وضعیت موقعیت فروش شما و دنبال کردن پیگیری‌ها (Follow-up) بسیار مهم است و فقط یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری قوی، چنین امکانی را به شما ارائه می‌دهد.

به عنوان یک پیشنهاد در نظر داشته باشید که باید قبل از تهیه یک سیستم ارتباط با مشتری، حسابی با ویژگی‌های منحصر به فردش آشنا شده و سپس تصمیم خود را بگیرید؛ زیرا ممکن است که سیستم مورد نظر شما برای کسب‌وکارتان چندان مفید نباشد.

“یک سیستم ارتباط با مشتری باید فرآیندهای شما را بهبود بخشد”