تا حالا شده که مدیریت جلسات کاری، فرهنگی یا آموزشی بر عهده‌ی شما باشد؟ اگر تجربه‌ی این کار را دارید حتما می‌دانید که مدیریت جلسات اصلا کار آسانی نیست. وقتی اسم جلسه می‌آید یک تصویر خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد: چند نفر دارند با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها چُرت می‌زنند و دائما از خودشان می‌پرسند: «پس کِی تموم میشه؟» جلسات کاری ساعت‌های زیادی را در طول روز به خودشان اختصاص می‌دهند؛ اما اغلب کارمندان فکر می‌کنند که این جلسات وقت‌شان را هدر می‌دهند و البته در اغلب مواقع همین‌طور هم هست! اما خب راه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانید مدیریت جلسات کاری را به دست بگیرید و از آنها به مؤثرترین شیوه استفاده کنید تا کارمندان‌تان انرژی بگیرند، به وجد بیایند و برای انجام کارشان مشتاق‌تر شوند. این مقاله را بخوانید تا با نکته‌های مؤثری برای مدیریت جلسات آشنا شوید.

 

۱. هدف‌تان را از برگزاری جلسه مشخص کنید

هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشد. قبل از اینکه دیگران را به جلسه دعوت کنید، از خودتان بپرسید: «در این جلسه قراره چی به‌دست بیاریم؟» قرار است کادر مدیریت جدید را به آنها معرفی کنید یا خط مشی تازه را با آنها در میان بگذارید؟ می‌خواهید در مورد یکی از مشکلات شرکت با آنها مشورت کنید یا قرار است در مورد یک مسئله‌ی خاص تصمیم‌گیری کنید؟ جلسات سرپایی با هدف‌های مبهم مثل «به‌روز‌رسانی وضعیت» معمولا بازده‌ی خوبی ندارند.

 

۲. تنها افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان لازم است

وقتی دارید برای یک جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، به این فکر کنید که چه کسی واقعا لازم است حضور داشته باشد؟ اگر می‌خواهید یک تغییر را اطلاع‌رسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع‌رسانی تأثیر می‌گیرند. اگر قرار است یک مشکل را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و می‌توانند در حل این مسئله به شما کمک کنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آنها ارتباطی ندارد یا از این مسئله اصلا سر در نمی‌آورند، این جلسه برای‌شان کسل‌کننده می‌شود و وقت‌شان با شرکت کردن در آن هدر می‌رود.

 

۳. به برنامه‌ی زمان‌بندی‌تان توجه کنید

همه‌ی مسائلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک دستور جلسه بنویسید. باید یک برنامه‌ی زمانی مشخص داشته باشید و زمان مورد نیاز برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را برای همه‌ی افرادی که در جلسه حضور داشتند، ایمیل کنید.

وقتی هم که جلسه شروع شد آن برنامه‌ی زمانی را روی تخته بنویسید یا روی صفحه‌ی نمایش بگذارید. این کار که یکی از روش‌های مدیریت جلسات است، باعث می‌شود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود.

 

۴. موقعیتی فراهم کنید تا همه‌ی افراد اظهارنظر کنند

هیچ چیز به اندازه‌ی زیادی حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیرش خارج نمی‌کند. اگر دیدید کسی دارد بیش از حد صحبت می‌کند سریعا او را متوقف کنید. بگویید: «از توجه شما خیلی سپاس‌گزاریم اما حالا باید به دیگران هم فرصت بدهیم که نظرات‌شان را بیان کنند تا بتوانیم یک تصمیم درست و جامع بگیریم.»

هیچ‌کس استثنا نیست. وقتی قانون‌های مناسبی برای مدیریت جلسات داشته باشید و به نظر همه توجه کنید، عملکرد گروه‌تان در یک چهارچوب خاص قرار خواهد گرفت و بهتر می‌شود.

 

۵. جلسه را به موقع شروع و به موقع هم تمامش کنید

وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و تمام کنید و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، می‌بینید که چطور همکاران‌تان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام می‌گذارند.

یک نکته‌ی دیگر در مورد زمان: جلسات‌تان نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشند. ۶۰ دقیقه بیشترین زمانی است که کارمندان حواس‌شان جمع و متمرکز است.

 

۶. آوردن گوشی و تبلت به جلسه ممنوع!

واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان تبلت یا تلفن همراه هوشمندشان را بیاورند، دیگر کسی به جلسه توجه نمی‌کند و در مباحث آن شرکت نمی‌کند. در عوض ایمیل می‌دهند، در اینترنت می‌چرخند یا اَنگری بِردز (angry birds) بازی می‌کنند و دائما باید تذکر بدهید: «لطفا به من توجه کنید.»

 

۷. پیگیری کنید

طبیعی است که افراد مختلف بعد از یک جلسه، نظرها و برداشت‌های متفاوتی در مورد مباحث آن داشته باشند. برای اینکه احتمال اشتباه را کاهش بدهید، بعد از جلسه یک ایمیل برای هر کدام از افراد حاضر بفرستید و در آن نکات مهم را مشخص و پررنگ کنید و بگویید که این جلسه چه دستاوردهایی داشته و مسئولیت‌های افراد، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ تحویل کار را به آنها یادآوری کنید. به این ترتیب همه‌ی افراد یک برداشت مشترک خواهند داشت.

جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به خوبی بدانید تا موفق شوید.

تگ ها : ۷ راهکار موثر برای مدیریت جلسات 7 راهکار موثر برای مدیریت جلسات مديريت اثر بخش جلسات مدیریت جلسات کاری با بهترین روش ها! دانستن آداب جلسه، ۹ راهکار موثر برای برگزاری جلسات کارآمد [اینفوگرافی] راهکارهایی برای برگزاری موثر جلسات [PDF]فن مدیریت جلسات اداری اصول مدیریت جلسات اداری 10 ویژگی جلسه کاری مفید و موثر مدیریت تقویم و جلسات [PPT]اسلایدهای دوره آموزشی فنون اداره جلسات تقویت مدیریت زمان چگونه جلسات کاری را مفیدتر برگزار کنیم؟ مدیریت جلسات نحوه اداره یک جلسه تجاری موثر مهارت سخنرانی خود را با حرف زدن مدیریت شده بهتر کنیم 5 کار مهمی که باید در اولین جلسه فروش انجام دهید! مديريت اثر بخش جلسات [DOC]عنوان مقاله: مدیریت‌ اثربخش‌ جلسات‌ روش اجرایی بازنگری مدیریت ایزو [PDF]راهکار آشنایی با ویدئو کنفرانس و مدیریت جلسات تارا كلاس درس را چگونه اداره كنيم روش بهبود کیفیت جلسات شورای معلمان مدارس،زیباوب 5 روش برای جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان در جلسات. جلسه مدیریت موفق جلسات سامانه های مدیریتی شرکت مدیریت تولید برق یزد سخنرانی مدیران در جلسات [PDF]سند تحول بنیادین آموزش و پرورش روش دلفی ۲۱ نکته کلیدی در مدیریت و رهبری تیم متن کامل قانون مدیریت خدمات کشوری مدیریت بحران و پدافند غیر عامل چگونه جلسات کاری را بهتر و بهینه تر برگزار کرده و همیشه 7 نکته سرویس دهی به مشتریان از زبان مدیر عامل آمازون اولین جلسه راهکارهای موثر در مدیریت و ساماندهی سواحل ، سال برگزاری جلسات موثر چگونه انجام می شود؟ مدیریت موثر در هتل هدایت جلسه‌های کاری به بهترین شکل؛ تکنیک‌هایی برای پیش کنترل ترس از ارائه کنفرانس با 7 نکته موثر ۷ اصول جلسات کسب و کار که باید بدانید دفتر پرستاري نحوه برگزاری و مدیریت یک جلسه جلسه کمیته وصول مطالبات معوق مدیریت شعب استان آذربایجان شوراآنلاین : 7 دستاورد مدیریتی نجفی برای پایتخت/ گلوگاه مدیریت و مشاور 7 وظیفه مهم مدیریت کسب و کار موفق نوشتن صورتجلسه اداری چه قواعد و اصولی را دارد؟ پرایس‌اکشن ۲ : معجزه مدیریت ریسک ابزار های مدیریتی بایگانی [DOC]مديريت پايش محيط كار فن بیان،اصول سخنرانی و هنرگویندگی وگفتگو 1396/7/20 پنجشنبه برگزاری جلسه شورای هماهنگی سازمانهای نيروي انساني مهمترين سرمايه اجتماعي جامعه است/ سياست هاي [DOC]نظامنامه ۹ روش موثر برای کاهش استرس در محیط کار دوره 100 مدیر فروش در کلاس جهانی (Sales Mini MBA) بایگانی‌ها نکته های مدیریتی ارایه راهکارهای داخلی برای کاهش اثرات افت قیمت سنگ آهن نحوه برگزاری جلسات و میتینگهای اداری مدیریت‌ مدیریت و نحوه مدیریت جلسه ایزو اخذ ایزو نشان تکنیک های فروش در بازاریابی مدیریت آموزشی ومعنوی شرکت گاز استان خراسان رضوی/پژوهش و فناوری/‌‌‌دفتر مديريت معاون آموزشی 7 راهکار علمی برای غلبه بر ترس هنگام سخنرانی بایگانی: هفت عادت مردمان موثر رسانه هوشمند همرانا ضرورتی در خیاطی / مجله / 7genk جستجوهای مربوط به ۷ راهکار موثر برای مدیریت جلسات