کارمندان بوروکراسی را هیولایی جاویدان می‌بینند که راه آن‌ها را به سمت زندگی کاری رضایت‌بخش و باکیفیت، سد کرده است.

درعین‌حال، حذف پروسه‌های بوروکراتیک از مؤسسات تقریباً غیر ممکن است. پروژه‌هایی که مستلزم کارهای پیچیده‌ی فنی هستند، باید به‌صورت هماهنگ در سراسر دپارتمان مورد پیگیری قرار بگیرند. بودجه‌ی پروژه‌ها باید محاسبه و تصویب شود و هزینه‌ها نیز باید در سطح معقول نگه‌داشته شوند. درحالی‌که برخی سازمان‌ها تلاش می‌کنند کارمندان خوب را از آسیب فعالیت‌هایی نظیر مستندسازی مدارک، برنامه‌ریزی‌ها، حساب کردن هزینه، بیانیه‌های بودجه و ... محفوظ نگه دارند، نقش مدیران را نیز نباید در این میان دست‌ کم گرفت.

دانشگاه هاروارد در تحقیقات خود، دو مقطع تولیدی متفاوت را مورد مقایسه قرار داد: یک شرکت فیلم‌سازی و یک شرکت تولیدی تجهیزات نیمه‌رسانا. در هر دو حالت محققان نمودهای زیادی از بروکراسی را در سطح سازمان‌ها مشاهده کردند. جالب اینجا است که در هر دو شرکت، کارکنان انتظارات بوروکراتیک مدیران را بدون هیچ‌گونه شکایت و ناراحتی، محقق می‌کردند. درواقع کارشناسان این دو شرکت، دریافته بودند که چگونه باید بوروکراسی را به‌صورت کارا به کار گرفت.

این کارشناسان در طول زمان متوجه شده بودند بهره‌گیری مناسب از بوروکراسی، به آن‌ها و همکارانشان کمک می‌کند کنترلشان را روی وظایفی که از اهمیت و حساسیت بیشتری برخوردارند، حفظ کنند.

به‌عنوان‌ مثال در شرکت فیلم‌سازی، دان، مدیر تولید شرکت خبردار شد که یکی از بازیگران اصلی فیلم، آنفولانزا گرفته است و مسئول برنامه‌ها می‌خواهد او را به دکتر برساند. دان به حسابدار استودیو زنگ زد تا پی ببرد هزینه‌ی اولیه‌ی درمان چقدر می‌شود. سپس از تیم مدیریت ریسک خواست بررسی کنند و ببینند آیا بیمه‌نامه‌ی شرکت، هزینه‌های درمان او را پوشش می‌دهد یا خیر. در مرحله‌ی بعد دان، تولیدکننده و دستیار کارگردان را دور هم جمع کرد تا روی صحنه‌هایی که در غیاب بازیگر اصلی قابل فیلم‌برداری بود، به توافق برسند. دان متوجه شد که با مدیریت پویای این محدودیت‌های اداری، به سایر کارکنانش اجازه می‌دهد کار اصلی خود را ادامه دهند.

مسئله این است که کارمندان علاوه بر اینکه مایل‌اند کنترلشان را روی وظایف اصلی خود حفظ کنند، هنگامی‌که انتظارات بوروکراتیک را به‌عنوان یک وظیفه‌ی جمعی و مشترک (و نه یک وظیفه‌ی تحمیلی فردی) می‌بینند، از اجرای آن احساس ناخشنودی نمی‌کنند.

در برخی موارد، راه‌ حل مؤثر این است که حجم کاری، به‌صورت سلسله‌مراتب اداری مدیریت شود و اعضای ارشد، بخش عمده‌ی وظایف سنگین بوروکراتیک را به عهده بگیرند تا جوانان مجبور نباشند وقت خود را صرف چنین انتظاراتی کنند. شرکت فیلم‌سازی دقیقاً همین استراتژی را در پیش گرفت. دان و اعضای شرکت با مدیریت وظایف، از درگیر شدن سایر کارکنان با مشکلات جلوگیری کردند. در مقابل، در شرکت تولیدی تجهیزات، کارشناسانی که پیشینه‌های فنی متفاوتی داشتند، در کنار یکدیگر کار می‌کردند تا پیش از اینکه مشکلات اداری در سطح سازمان مطرح شود، آن‌ها را حل کنند.

در تعاملی که در شرکت تولیدی صورت گرفت، دو تکنیسین به نام‌های تری و مارک، باید یک سویچ جدید به دستگاه اضافه می‌کردند؛ اما هیچ درگاهی برای اتصال صفحه‌ی سوئیچ وجود نداشت. این مسئله، هم یک مشکل بوروکراتیک بود و هم یک مشکل فنی؛ زیرا سازمان انتظار داشت نقشه‌های مهندسان دقیقاً با دستگاه مطابقت داشته باشد و هر تغییری در طراحی، باید به‌دقت مستند می‌شد. یکی از مهندسان به نام پیت، تری و مارک را در لابراتوار شرکت ملاقات کرد. پس از تبادل‌ نظری که این سه نفر باهم داشتند، تری با دریل چند حفره‌ی کوچک ایجاد و صفحه‌ی سوئیچ را نصب کرد. پیت نیز نقشه‌های خود را کمی تغییر داد تا با وضعیت جدید هماهنگ شود. در این مورد، تیم متخصصان با همکاری یکدیگر مشکلات فنی و بوروکراتیک را حل کردند و به‌این‌ترتیب مانع از بروز اشتباهات احتمالی اسناد و تولید شدند.

یکی از نکات مهمی که در دو شرکت مذکور می‌بینیم، این است که کارشناسان بدون اینکه با اجرای وظایف بوروکراتیک، انرژی خود را از دست بدهند، از خلاقیت خود استفاده می‌کنند تا نیازهای موجود را برطرف کنند. شاید رضایت کارشناسان، به‌ این‌ علت است که سازمانشان به آن‌ها آزادی عمل می‌دهد تا به اختیار خود، راهی برای پیشبرد اهداف بیابند.

محققان دانشگاه هاروارد به مدیرانی که کارکنانشان از کاغذبازی و مستندسازی روی‌گردان‌اند، توصیه می‌کنند که در ازای خواسته‌های خود، چنین مزایایی برای آن‌ها در نظر بگیرند: آزادی و استقلال عمل بیشتر، احترام بیشتر، دوره‌های آموزشی باکیفیت.

پاسخ واقع‌گرایانه به کارکنانی که از وظایف بوروکراتیک شکایت می‌کنند، احتمالاً حذف کامل این عملیات نیست. بلکه فرایندی است که در مقابل انجام این‌گونه وظایف، برای کارمندان فرصت پیشرفت یا مزایایی را مهیا می‌کند که ارزش سختی‌های موجود را دارند.