1 از موارد اساسی شروع کنید.
انتظارات و نیازهایتان را ارزیابی کنید. این ممکن است شامل هر تعدادی از اهداف با ارزش، مانند سده سازی فرآیندهای داخلی، افزایش فروش، کاهش گردش مالی کارکنان و بهبود روحیه آنان باشد. همچنین می‌تواند شامل مطرح نمودن شرکت در بازارها با تشکیل یک تیم کارآمد و حرفه‌ای باشد. تمام ایده‌ها را بدون اینکه قضاوت کنید یا آنها را مسخره بپندارید بنویسید.

2 در این مرحله، باید یک لیست محرمانه از ارزیابی‌هایتان از تغییرات داشته باشید تا بتوانید درباره‌ی اینکه آیا راهی برای بهبود فرایندها (بعنوان مثال استفاده از تکنولوژی‌های بهتر) وجود دارد یا نه، به نتیجه برسید. سپس به راه‌های متفاوتی که برای پیاده‌سازی این بهبودها به ذهنتان می‌رسند فکر کنید. پس از اینکه مراحل بعدی را طی کردید دوباره سراغ آنها بیایید. واقع‌بین باشید، اگر کار گروهی به خوبی انجام می‌شود و مشتری‌ها راضی هستند و مشکلی به نظر نمی‌رسد، دلیلی برای ایجاد تغییر صرفاً بخاطر تنوع وجود ندارد.

3 با اعضای گروه اول بصورت دسته‌جمعی و سپس فرد به فرد صحبت کنید تا از اهداف، احساسات، دغدغه‌ها و آرزوهای آنان برای پیشرفت و نیز موانع کاری آنها در محیط کار و تجربه‌های کاریشان مطلع شوید.

4 در ارزیابی کار تیمی از مشکلات پنهانی که شاید در حالت عادی به شما گفته نشوند سر در بیاورید.
اگر حس می‌کنید همه‌چیز را به شما نمی‌گویند، دوباره به سراغ کارکنان بروید و با آنها شخصاً صحبت کنید و نظرشان را بپرسید؛‌ بعنوان مثال می‌توانید از چنین رویکردی استفاده کنید: «شنیده‌ام که مشکلی در رابطه‌ با نرم‌افزار کنترل موجودی ایجاد شده، آیا این مشکل اخیراً برای تو هم دردسرساز بوده؟». اگر پاسخی مثل «نرم‌افزار مشکلی ندارد، این افراد هستند که اطلاعات را درست وارد نمی‌کنند» دریافت کردید، یک مشکل را یافته‌اید و نیز اینکه ریشه‌ی مشکل احتمالاً از کجاست، حالا می‌توانید به فکر آموزش مجدد و کنترل کیفیت داده‌ها باشید.

5 به دقت گوش کنید.
شاید گاهی بتوانید منظور اصلی نهفته در حرف‌های یک کارمند را که سعی می‌کند غیرمستقیم درباره‌ی چیزی که ناشی از ترس از متهم شدن و یا حتی از دست دادن موقعیت شغلی است متوجه شوید.

6 چالش‌های فراروی کارمندان را شناسایی کنید.
ممکن است با فاکتورهای کاملاً آشکار و قابل پیش‌بینی و یا عوامل ظریف و دور از نظر سر و کار داشته باشید. همچنین توجه داشته باشید که فقط برخی از مشکلات در محیط کار ریشه دارند و دسته‌ای از مشکلات می‌توانند در زندگی شخصی کارمندان ایجاد شده باشند و تأثیر خود را به شکل خستگی، بداخلاقی و حواس‌پرتی در محیط کار نشان دهند. برخی از مشکلات داخلی رایج عبارتند از: سیاست‌های اداری و شایعه پراکنی‌ها، کمبود یا قدیمی بودن محصولات یا دانش شرکت، مشکل در مهارت‌ها و تجربه‌های «مشتری‌مداری و مدیریت مناسب مشتری»، سیستم‌ها و سخت افزار قدیمی یا منسوخ، تجهیزات سرویس یا سهام فروش معیوب و یا ضعیف خطوط ارتباطی و یا کمبود اطلاعات مفید یا مورد نیاز.برای کمبود دانش در زمینه‌ محصولات، سمینارهای آموزش محصول برگزار کنید. اگر کار شما فروش محصولات است، بسیاری از تولیدکنندگان و تأمین کنندگان در صورت کمک به تقویت روابط تجاری سودمند دو طرف، مایل به برگزاری چنین دوره‌های آموزشی برای شما خواهند بود.

در مورد سیاست‌های اداری، باید گفت مبارزه با این عنصر در روابط اداری سخت‌ترین کار است. مخرب‌ترین کاری که یک کارمند می‌تواند برای آسیب زدن به کارمند دیگر انجام دهد، استفاده از اقدامات منفی و یا حذفیات «نرم» با هدف ایجاد شرایط دشوار برای سایر اعضای گروه است. برای فرد یا افرادی که هدف رفتار مخرب و انسدادی قرار دارند، این کار در نهایت می تواند آنها را دچار سرخوردگی شدید کرده و حتی باعث شود که به دنبال جای دیگری برای کار باشند. در این صورت، بهتر است أن افراد را از هم دور کنید تا در یک محیط نباشند. در صورتی که این کار امکان‌پذیر نیست، مستقیماً سراغ ریشه‌ی مشکل بروید و ببینید که آیا مشاوره، آموزش مجدد و یا اخطار می‌تواند نتیجه‌بخش باشد یا نه. اگر شرکت شما در حال حاضر یک آیین‌نامه‌ی رفتاری ندارد، اکنون زمان مناسبی برای ایجاد آن است. در واقع، ایجاد آن برای کارکنانی که آن را به عنوان فرصتی برای کشف راه‌های جلوگیری و مقابله با رفتارهای انسدادی می‌بینند یک تجربه مسهل است. سیاست‌های اداری و مشکلات مرتبط با آنها مسائلی هستند که باید با بیشترین سرعت ممکن به فکر رفعشان باشید چرا که بسیار مسری هستند.

در رابطه با کارمندان جدید و یا کسانی که سطح مهارت‌هایشان پایین است، مثلاً در پردازش قیمت‌ها یا پاسخ به تماس‌ها کند هستند، و یا کسانی که رفتار آنها با مشتریان نامناسب است، جلسات آموزشی ترتیب دهید. آموزش‌هایی را انتخاب کنید که شامل فعالیت‌های ایفای نقش مکرر باشند که می‌توانند بصورت یک به یک یا گروهی باشند. از طریق ایفای نقش، شرکت کنندگان راه های جدیدی برای نزدیک شدن به چیزهایی که آنها را به چالش می‌کشید یاد می‌گیرند. در صورت امکان، برای اعضاء کم‌تجربه امکان کار با یک همکار باتجربه‌تر را فراهم کنید، به طوری که مهارت و دانش آن همکار به آنها منتقل شود.برای مسائل شخصی در خارج از محیط کار، به جز پیشنهاد هرگونه خدماتی که شرکت شما در حال حاضر ارائه می‌دهد مانند مشاوره برای کارکنان، کار زیادی نمی‌توانید انجام دهید. بهتر است از کارمندانی که با مشکلاتی مواجهند تا حد امکان حمایت شود و درباره ساعات کاری آنها انعطاف بیشتری به خرج داده شود تا فشاری که در خانه و محل کار متحمل می‌شوند کمتر شود. کارمندی که در روزهای سختی و مشکلات با حمایت و انعطاف‌پذیری شرکت مواجه شود زمانی که دوباره روی پای خود بایستد کارمندی وفادار و سخت کوش خواهد بود.

7 بطور منظم مورد استفاده قرار داشتن و کارآمد بودن فرایندها و سیستم‌های کاری موجود را مورد بررسی قرار دهید.
گاهی سیستم‌ها مورد استفاده قرار دارند ولی جوابگو نیستند و در نتیجه کارمندان بیشتر وقتشان را صرف آنها می‌کنند تا مدیریت کارها. این امر باعث کاهش بهره‌وری و ایجاد خستگی (و تحت تأثیر قرار دادن ابتکار و خلاقیت، حسن نیت گروه و کاردانی آنها) می‌شود. در رابطه با ارتباطات یا سیستم‌های عملیاتی معیوب که می‌توانند در انجام وظایف کارمندان یا حداقل انجام آنها از سر علاقه و اشتیاق مشکل ایجاد کنند، بهتر است این مشکلات هرچه سریعتر حل شوند.اگر سخت‌افزار به نظر سالم می‌رسد، شخصاً از کارمندان درباره‌ی مشکلات آنها و اینکه چرا ارتباطات به خوبی در جریان نیستند سؤال کنید. حتی می‌توانید برای صحبت بهتر، به همراه آنها به یک کافه یا محیط دیگری بروید.

8 روی بهبود ظاهر ساختمان و تجهیزات سرمایه‌گذاری کنید.
راهروهای کهنه و تنگ و تاریک و تجهیزات قدیمی می‌توانند باعث تخلیه روحیه گروه و همچنین کسالت مشتریان و از دست دادن آنها شوند. شاید این کار چندان مهم به نظر نرسد اما هزینه‌ای است که ارزش دارد؛ هزینه‌ی کم برای رفع یک مشکل کوچک بهتر از یک هزینه‌ی سنگین برای رفع یک مشکل بزرگ است.به ارگونومی و راحتی محل کار و محیط هر کارمند توجه کنید.به تعاملات میان مشتریان و کارمندان توجه کنید و ببینید که آیا تجهیزات و وسایل موجود و ساختمان اداره در این تعاملات مفید هستند یا مخرب.

9 یک سامانه‌ی نظرسنجی و دریافت پیشنهادات از کارمندان ترتیب دهید.
هر پیشنهادی (مانند درخواست نوسازی، ایده طراحی یا هر چیز دیگری) باید با پاسخ و بازخورد همراه باشد هر چند که برآورده ساختن آن امکان‌پذیر نباشد. پیشنهاد گروهی و فردی را مورد استقبال قرار دهید چرا که این پیشنهادات می‌توانند حاصل بحث‌ها و توافقات قبلی باشند و برای کسب‌وکار شما نتیجه‌بخش باشند. طبیعتاً هیچگاه برآورده ساختن تمام ایده‌ها امکان‌پذیر نیست. ولی با پاسخ دادن به پیشنهادات نشان می‌دهید که در درجه اول شما به آنها توجه دارید و کارمندان می‌توانند پیشنهاداتشان را با شما مطرح کنند، و این پاسخ دادن گشاده‌رویی شما را به نمایش می‌گذارد؛ و اینکه سامانه‌ی نظرسنجی تحت شرایط منصفانه‌ای کار می‌کند. همچنین شاید بتوانید به جای اینکه از بعضی پیشنهادات هیچ استفاده‌ای نکنید، نسخه‌های تغییریافته‌ای از آنها را پیاده‌سازی کنید.

۱۰ مشورت، مشورت، مشورت.

از هر طریق ممکن با مشتریان مشورت کنید، چه یک سامانه‌ی نظرسنجی آنلاین دارید و چه روش نظرسنجی دیگری در پیش گرفته‌اید، و حتی اگر نظرسنجی بصورت پرسش مستقیم از مشتریان نباشد. با سرگروه‌ها و اعضای گروه‌ها مشورت کنید. با مشاوران مختلفی از جمله حسابدارتان، مشاور توسعه کسب‌وکارتان و یا افراد دیگری که با مدیریت کسب و کار آشنا هستند مشورت کنید. بازخوردها و نظرات افراد یکی از معیارهای مهم برای ارزیابی کار تیمی تان بطور کلی و نیز جهت کلی که کسب و کار شما به سمت آن می‌رود است. هرچند راضی نگهداشتن همه غیرممکن است، اما این کار بهترین راه برای پیدا کردن ایده‌ها و راه حل‌های جدید است.

11 از اطلاعاتی که کسب کرده‌اید استفاده کنید و آنها را با انتظارات اولیه‌تان که در مراحل اولیه یادداشت کرده بودید مقایسه کنید.
کاملاً محتمل است که انتظارات قبلیتان با اطلاعات فعلی مطابقت نداشته باشند، اما ممکن است برخی تشابهات را ببینید. این برای مدیر بیشترین استفاده را برای ارزیابی کار تیمی به طور دقیق و اینکه چقدر اعضای تیم خود، کارمندان و شرکت را قبل از توجه دقیق‌تر می‌شناختند؛ دارد.

12 تغییرات لازم را اعمال کنید و این روند نظارت را ادامه دهید.
شاید عجیب نباشد که بیشتر روش‌های کار گروهی بدلیل عدم پیگیری، رهبری و یا نظارت به بن‌بست می‌رسند و آنطور که باید عمل نمی‌کنند. اگر خودتان نمی‌توانید مستقیماً کار نظارت را انجام دهید، می‌توانید کسی را مسئول ارزیابی کار تیمی بکنید. چنین کسی می‌تواند بعنوان یک واسطه برای شما عمل کند، به تمام اعضای گروه در رابطه با اخبار مدیریت اطلاع رسانی کند و مسائل پیش‌آمده را به اطلاع شما برساند.

نکات و هشدارها

برای یک مدیر، دو حد وجود دارند که باید از آنها پرهیز شود. یکی این است که آنقدر دور از محیط کار و خارج از دسترس باشید که بدلیل نرسیدن اطلاعات به شما از مشکلات موجود بی‌خبر باشید. دیگری این است که آنقدر در مرکز کارها قرار داشته باشید که نتوانید بیطرفانه و به دور از تأثیر احساسات قضاوت و تصمیم‌گیری کنید. برای مورد دوم توصیه می‌شود دستیاری داشته باشید که کارهای نظارت و شرکت در فعالیت‌ها را انجام دهد.گاهی آموزش مجدد کارمندی که فکر می‌کند برای کارش کاملاً مناسب و آماده است، هرچند که همکارانش اینطور فکر نکنند، ممکن نیست. در صورتی که امکان تشویق یک کارمند برای پیشرفت و بهبود وجود نداشته باشد، سعی کنید زمینه‌های دیگری پیدا کنید که این کارمند برای کار در آنها مناسب باشد، و یا بررسی کنید که آیا او اصلاً تمایلی به موقعیت شغی فعلی خود دارد یا نه.

در شرکت‌های کوچک کارهای مخفیانه‌ای مانند استفاده از مشتریان قلابی، استفاده از یک جاسوس، یا استفاده از هر عملیات پنهانی و مأمور سری دیگری ریسک بزرگی است چراکه در صورت لو رفتن می‌تواند باعث سلب اعتماد و بیگانگی کارمندان شود. با این وجود، گاهی تنها راه کسب اطلاعات صحیح و عاری از تعصب است. تنها در صورتی که هیچ راه دیگری نداشتید از چنین روش‌هایی استفاده کنید، چرا که این روش نیز گاهی بدلیل تصاویر غلط و خصومت‌آمیز ارائه شده از سوی کارمندان رقیب برای توجیه خودشان غیر قابل اطمینان است.حواستان به «قادر ساختن» افراد باشد. این به معنی صحبت کردن با افراد با هدف قادر ساختن آنان به ادامه دادن راه بدون اینکه واقعاً کاری برای آنها انجام دهید می‌باشد. این روش رایجی است که توسط بسیاری با این فکر که صرفاً اجازه دادن به افراد برای بیان احساسات و تخلیه‌ی آنها از راه صحبت مشکل را حل می‌کند مورد استفاده قرار می‌گیرد. شاید این کار از نظر تخلیه‌ی فشارها مفید باشد ولی به تنهایی مشکلات را حل نمی‌کند. دست آخر، ممکن است کارمندانتان دچار فرسودگی ذهنی شوند و دیگر حتی درباره‌ی مشکلاتشان صحبت هم نکنند.