پاک شدن یا باقی ماندن خبرنامه ‌های ایمیلی، تبلیغات بازاریابی، و ایمیل های تبلیغاتی در صندوق نامه ‌های دریافتی کاربر بستگی به این دارد که هنگامی که او تمام ایمیل ها را در یک نگاه می ‌بیند چه ارزیابی از اطلاعات فروشنده و موضوعات ایمیل ها  داشته باشد.

هنگامی می‌ توانیم یک کاربر را کاربر راضی تلقی کنیم که او بتواند با اعتماد، یا ایمیلی را باز کند و یا آن را نادیده بگیرد. اگر اطلاعات نویسنده واضح و قابل شناسایی باشد و موضوع ایمیل به خوبی نوشته شده باشد و بتواند ایمیل را به خوبی توصیف کند کاربر می‌ تواند با اطلاعات به‌دست‌آمده تصمیمی آگاهانه بگیرد.

طبق تحقیقات به عمل آمده از صدها ایمیل، پیروی از این پنج توصیه برای نوشتن موضوع ایمیل، شانس باقی ماندن پیام شما را در میان صدها ایمیلی که ممکن است کاربر با بی ‌رحمی تمام از صندوق در حال انفجار خود پاک‌ کند، افزایش می ‌دهد.

1- محتوا را در متن موضوع بگنجانید.

کاربر ترجیح می ‌دهد که متن موضوع خبرنامه، رک و صریح باشد و دقیقاً به او بگوید که محتوای خبرنامه درباره چیست. برای کاربر، موضوعی که توضیح‌ دهنده محتوای خبرنامه باشد به موضوعی که فقط زمان آن خبرنامه ایمیلی را نشان دهد و یا به تاریخ یا روز انتشار آن اشاره کند ارجحیت دارد.

به عنوان مثال در تحقیق ما، کاربری خبرنامه ‌ای با عنوان "لغت امروز" دریافت کرد که شامل لغت مهم آن روز در قسمت موضوع می شد. جمله ای که مشاهده می ‌کنید موضوع این ایمیل بود:

لغت امروزDyad: Dictionary.com

دریافت‌ کننده گفت: "نکته مثبتی که درباره این ایمیل وجود دارد این است که خود "کلمه روز" در قسمت موضوع ذکر شده است، بنابراین به جای اینکه بلافاصله ایمیل را پاک کنم می‌توانم به موضوع نگاه کنم و تشخیص دهم که لغت مناسبی هست یا خیر".

ممکن است به نظرتان وسوسه کننده بیاید که با نوشتن یک موضوع کلی کاربر را تشویق به باز کردن پیام و دیدن محتوای آن کنید، یعنی اگر کاربر بتواند محتوا را در قسمت موضوع ببیند و به این نتیجه برسد که علاقه‌ای به آن ندارد اصلاً آن ایمیل را باز نخواهد کرد. اما بهتر آن است که به جای اینکه کاربر را مجبور به باز کردن ایمیل بکنید و تازه پس از آن متوجه شود که علاقه ‌ای به آن ایمیل ندارد، کاربر را مطلع کرده و به او حق انتخاب دهید. اگر این کار را نکنید بسیاری از افراد اصلاً به خود زحمت باز کردن ایمیلتان را نمی ‌دهند و خیلی سریع و راحت آن را پاک می ‌کنند.

به عنوان مثال موضوع ایمیلی را که از طرف جامعه بیماران مبتلا به سرطان خون و لنفوم به دست کاربر رسیده بود، در زیر می ‌بینید:

April 2014 eNewsline   

در این موضوع، هیچ جزئیاتی در رابطه با محتوای ایمیل نمی توان دید. کاربر باید برای دریافت هر گونه اطلاعاتی پیغام را باز کند. هزینه تعامل برای کاربر بالاست و سود حاصل (در بهترین حالت) نامشخص و مبهم است، و به مرور زمان ممکن است کاربر وقت یا علاقه ای برای باز کردن هر ایمیلی که از طرف شرکتی به دست او می ‌رسد نداشته باشد.

فراموش نکنید که ایمیل ابزاری برای ارتباط است. از گذشته تا کنون، ایمیل بهترین و مقرون به ‌صرفه‌ ترین راه برای حفظ ارتباط با مشتریان بوده است. شما می ‌توانید در نظر کاربر، ارزش ثبت‌ نام در خبرنامه کمپانی خود را افزایش دهید، بنابراین احتمال باز کردن ایمیلی را که ثبت‌ نام ‌کننده از آن خوشش نخواهد آمد، به حداقل برسانید.

2- کلمات کلیدی را به ابتدای موضوع ایمیل منتقل کرده و حداکثر از 40 کاراکتر برای نوشتن آن استفاده کنید.

برنامه‌های ایمیلی کاراکتر های قابل دیدن در قسمت موضوع ایمیل را محدود می ‌کنند. نوع این محدودیت ‌ها در برنامه‌ های مختلف متفاوت است و در زمان‌ های مختلف نیز تغییر می‌ کند. با اینکه توصیه ما استفاده از نهایتاً 40 کاراکتر در قسمت موضوع ایمیل است بسیاری از برنامه‌ های ایمیلی اجازه استفاده از تعداد بسیار کمتری از کاراکتر را می دهند.

محتوای ضروری باید در قسمت ابتدایی قسمت موضوع قرار داده شود تا مبادا به خاطر محدودیت جا برای نشان دادن کاراکتر، کاربر از دیدن آن محروم شود. حتی اگر متن موضوع ایمیل برای کاربر به طور کامل قابل مشاهده باشد، کاربر در اغلب موارد تنها چند لغت ابتدایی موضوع را می‌ خواند. لغاتی که حامل اطلاعات باشند، کاربر را تشویق به خواندن ایمیل کنند، و توضیح‌دهنده خود ایمیل باشند باید در ابتدای قسمت موضوع قرار داده شوند.

به عنوان مثال به ایمیل یک تالار برگزاری کنسرت (Merrill Auditorium) و موضوع آن توجه کنید:

Merrill Monthly Newsletter: Berinsten, Bobby McFerrin and... Bear Hunts!

 سه کلمه ابتدایی همان‌ هایی هستند که در خبرنامه هر ماه تکرار می‌شوند، بنابراین کاربر بایستی برای به دست آوردن اطلاعات معنی دار و منحصر به فرد از این سه کلمه عبور کرده و قسمت پس از آن را از نظر بگذراند. بهترین کار این است که سه کلمه ابتدایی را حذف کنیم و موضوع خبرنامه با اسامی برنامه‌ های منتخب آغاز شود.

3- اطلاعات فرستنده را در قسمت موضوع تکرار نکنید.

کاربر مایل است که بتواند با یک نگاهِ سریع به قسمت موضوع و فرستنده، خبرنامه را شناسایی کرده و بداند که راجع به چیست. خبرنامه‌ ها فضای محدودی برای اطلاع ‌رسانی به کاربران دارند. اطلاعات تکراری فضای خبرنامه را هدر می ‌دهد.

به مدت سال‌ های طولانی در خبرنامه ‌های فرستاده شده از وب‌سایت dailypuppy.com، عبارت DailyPuppy را می شد هم در قسمت موضوع دید و هم در قسمت فرستنده.

The DailyPuppy | Pictures of Puppies 

کلمات تکراری استفاده شده در قسمت فرستنده و موضوع، هیچ اطلاعات خاصی در رابطه با توله سگی که در خبرنامه راجع به آن توضیح داده شده بود به ما نمی ‌داد. کاربر مجبور بود که برای دیدن جزئیات بیشتر، ایمیل را باز کند. بهتر آن بود که به‌جای این کلمات تکراری، نژاد سگ مورد نظر در قسمت موضوع ذکر شود.

اما اخیراً وب سایت Daily Puppy متن موضوع خبرنامه را تغییر داده است و نام و نژاد سگ مورد نظر در قسمت موضوع به چشم می‌خورد. به عنوان مثال به یکی از موضوعات جدید توجه کنید:

با pistachio، همان بولداگ انگلیسی آشنا شوید!

این متن توضیح بسیار بیشتری به خواننده می ‌دهد و جزئیات قسمت فرستنده را تکرار نمی ‌کند.

4- از قرار دادن اسامی دریافت‌ کنندگان در قسمت موضوع اجتناب کنید.

در قسمت موضوع برخی از خبرنامه‌ ها نام دریافت‌ کنندگان به چشم می ‌خورد. کاربران این گونه از ایمیلها را می ‌شناسند زیرا می ‌دانند که این ایمیلها فقط مختص آنها نوشته نشده است و به این مسئله آگاهند که آنها یکی از هزاران دریافت ‌کننده این پیغام می باشند. در بیشتر موارد استفاده از نام دریافت‌ کننده در قسمت موضوع غیرضروری است. قرار دادن یک لغت توصیفی یا معنادار دیگر باعث می‌ شود که از فضای موجود استفاده بهتری شود.

کاربران به خصوص راجع به ایمیل هایی حساس هستند که در قسمت موضوع، نام آنها با حروف بزرگ و بقیه قسمت موضوع، با حروف کوچک نوشته شده باشد. به عنوان مثال در قسمت اطلاعات فرستنده ایمیلی که از Toys”R”Us فرستاده شده است، می ‌توان نام دریافت‌ کننده را که با حروف بزرگ نوشته شده است مشاهده کرد.

Toys”R”Us از نام دریافت‌کننده در قسمت موضوع استفاده کرده و آن را با حروف بزرگ به نمایش گذاشته است. این روشی موذیانه برای جلب توجه کاربر است.

اگر مجبورید در قسمت موضوع از اسامی استفاده کنید:

• فقط از نام کوچک گیرنده استفاده کنید.
• فقط برای حرف اول نام او از حروف بزرگ استفاده کنید.
• نام گیرنده را به عنوان اولین کلمه در قسمت موضوع قرار ندهید، زیرا این کار کاربر را مجبور می ‌کند که از این کلمه گذشته و برای یافتن اطلاعات معنادار و منحصر به فرد، به کلمات بعدی نگاه کند.

در شکل بالا کاربر برای یافتن اطلاعات معنادار در قسمت موضوع، باید به قسمت پس از نام خود نگاه کند. در شکل پایین اطلاعات منحصر به فرد قبل  از نام گیرنده قرار داده شده است. پس اگر می ‌خواهید از نام گیرنده در قسمت موضوع استفاده کنید، بهتر است از این روش بهره ببرید.

5- در رابطه با استفاده از نماد ها و کاراکتر های به خصوص احتیاط کنید.

می توان برای جلب توجه کاربر در یک صندوق نامه‌ های دریافتی شلوغ، از قلب، ستاره، و دیگر نماد ها و کاراکتر های به خصوص استفاده کرد. اما این کار باعث می‌ شود که بیش از آنکه پیام نوشته شده برای اشخاص حقیقی به نظر برسد، به نظر تجاری و تبلیغاتی بیاید.

برخی از برنامه ‌های ایمیلی ممکن است این نماد ها و کاراکتر های به خصوص را به درستی نمایش ندهند. اگر اصرار به استفاده از نماد ها یا کاراکتر های به خصوص دارید، خبرنامه‌ را در برنامه ‌های ایمیلی متعددی امتحان کنید و اطمینان حاصل کنید که خبرنامه در هر برنامه ایمیلی به طور صحیح به نمایش در می آید.

شکل قلب در Hotmail دیده نمی‌ شود. قرار بود که موضوع به این شکل خوانده شود: " ما (شکل قلب) 50% همه چیزها را  دوست داریم".

اگر باید از کاراکتر های به خصوص استفاده شود آنها را در ابتدای قسمت موضوع قرار ندهید. آنها را در قسمت میانی یا انتهایی قسمت موضوع قرار دهید تا کاربران بتوانند ابتدا کلمات معنی دار را ببینند، نه یک نماد را.

به عنوان مثال، Staples در ابتدای موضوع خبرنامه خود یک شکل خورشید قرار داد. کاربران برای دیدن اطلاعات معنادار باید از آن عبور کرده و به کلمات پس از آن توجه کنند. روش Home Depot بهتر است و دو ستاره را در قسمت میانی متن موضوع قرار داده است.

 اگر از کاراکتر های به خصوص استفاده می‌ کنید آنها را در ابتدای موضوع قرار ندهید. لغات حاوی اطلاعات را به ابتدای جمله منتقل کنید.

به جای استفاده از نماد و کاراکتر های به خصوص و هدر دادن فضای در نظر گرفته شده، از کلمات کلیدی معنادار و گیرا استفاده کنید تا قسمت موضوع را برای ثبت‌ نام‌ کنندگان خود مناسب‌ تر و ارزشمند تر کنید.

از تک‌ تک کاراکتر های قسمت موضوع نهایت استفاده را ببرید.

شرکت‌ هایی که از ایمیل استفاده می‌ کنند از تعداد کاراکتر های محدودی می‌ توانند بهره ببرند، بنابراین هر کاراکتر در قسمت فرستنده و موضوع باید در نهایت دقت به کار گرفته شود. تنها بر مبنای اطلاعات این کاراکتر ها است که دریافت ‌کننده ممکن است تصمیم به باز کردن ایمیل بگیرد.