بدون شک شرکت‌ها حق‌ دارند از کارمندانشان انتظار داشته باشند که در تعاملات شبکه‌های اجتماعی، برخی آداب‌ورسوم و موازین را رعایت کنند. بااین‌حال تفاوت زیادی بین درخواست کردن از کارمندان (برای انجام تعاملات مفید و کارا) و نظارت بر توییت‌های شخصی آنان وجود دارد. نظارت شدید بر شبکه‌های اجتماعی می‌تواند اعتماد بین شرکت‌ها و کارمندانشان را از بین ببرد و حس وفاداری کارکنان را تضعیف کند.

پیش از اینکه مزایای استفاده‌ی کارمندان از رسانه‌های اجتماعی در محیط کار را بررسی کنیم، توصیه می‌کنیم کارفرمایان چهارچوب‌ها و استاندارهایی مشخص و رسمی را برای این روال در نظر بگیرند و آموزش کارمندان، مانند آموزش استفاده و به‌کارگیری هر منبع تولیدی دیگر را در اولویت خود قرار دهند. همان‌طور که در همه‌ی کشورها پست‌های مخرب، تهدیدآمیز یا مروج خشونت، خط قرمز شرکت‌ها محسوب می‌شوند و کارفرمایان می‌توانند در صورت مشاهده و اثبات چنین حرکاتی، کارمندان متخلف را اخراج کنند.

مزایای استفاده از رسانه‌های اجتماعی در محل کار قابل‌ انکار نیست؛ اما بهره‌گیری از این نوآوری، نیازمند سیاست‌های واضح، شفاف و بدون ابهام شرکت‌ها است؛ امری که متأسفانه کمتر شاهد آن هستیم و طبیعتاً زمانی که چهارچوب‌های خاصی برای تعاملات مجازی کارمندان مشخص نشده باشد، بازخواست کردن آنان ممکن است قضاوت سلیقه‌ای به‌حساب آید و به تنش‌های موجود دامن بزند.

خبر خوب اینکه اگر شرکت‌ها به‌طور فعال و پویا، فرهنگ درست و مناسب به‌کارگیری این ابزارها را ترویج دهند و سیاست‌های روشنی در این حوزه وضع کنند، می‌توانند از این فعالیت‌های جانبی کارمندانشان سود ببرند. برخی از مزایای استفاده از رسانه‌های اجتماعی در محیط کار عبارت‌اند از:

رونق کسب‌وکار

طبق آمار، کسب‌وکارهای کوچک سالیانه به‌طور متوسط ۳۵ درصد از بودجه‌ی بازاریابی خود را صرف کمپین‌های بازاریابی دیجیتال می‌کنند؛ کمپین‌هایی که غالباً مخاطبان فعلی را هدف قرار می‌دهند. اما همان‌طور که شانون گاسپول در businessnewsdaily می‌نویسد:

محتوای به اشتراک گذاشته‌شده توسط کارکنان، ۲۵ برابر بیشتر از محتوایی که توسط کانال‌های تجاری برندها به اشتراک گذاشته می‌شود تعامل ایجاد می‌کند.

با یک استراتژی هوشمندانه، کارمندان می‌توانند به بهترین مبلغان شرکت شما تبدیل شوند. اما این پیشنهاد بدان معنی است که کارفرمایان باید احتیاط و نظارت صحیحی روی پست‌های شبکه‌های اجتماعی داشته باشند، تا مطمئن شوند که اطلاعات محرمانه (یا شخصی) آنان به اشتراک گذاشته نمی‌شود. کریستین چوی، نویسنده کسب‌وکار، می‌گوید:

مدیران باید در خصوص حریم «دوستی» خود با کارمندانشان در شبکه‌های اجتماعی محتاط باشند. به‌علاوه بهتر است با آموزش حفظ حریم خصوصی و ابلاغ دستورالعمل‌های کاربردی، جریان اطلاعات را مدیریت کنند.

بهبود روحیه‌ی شرکت

ساده‌ترین راه کنترل رفتارهای کارکنان در شبکه‌های اجتماعی، سیاست‌های توبیخی است. اما کارفرمایان با تشویق استفاده از این کانال‌ها در محیط کار، می‌توانند روحیه‌ی مثبتی در کارمندانشان به وجود آورند. به یاد داشته باشیم که صرف‌نظر از خط‌مشی شرکت، کارمندان روزانه حداقل یک ساعت و نیم  از وقت خود را شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانند.

بجای اینکه وقت و انرژی شرکت را صرف ممنوع کردن ارتباطات مجازی و نظارت شدید بر رفتار کارمندان کنید، می‌توانید یک پلتفرم درون‌سازمانی راه‌اندازی کنید و از طریق آن اخبار و اطلاعیه‌های شرکت را به اشتراک بگذارید، به کارمندانتان آموزش دهید و از آن‌ها بازخورد بگیرید. امی دگلیانو، مدیر بازاریابی خلاق، می‌گوید: «منابع مورداستفاده‌ی کارکنان، اطلاعات و دانشی که به اشتراک می‌گذارند و ارتباطات اجتماعی آنان، می‌تواند مکمل و پشتیبان کارها و وظایفی آن‌ها باشد.»

علاوه بر فروشی که از طریق خطوط مجازی صورت می‌گیرد؛ به‌کارگیری رسانه‌های اجتماعی در محیط کار می‌تواند فونداسیون قدرتمندی برای پایگاه مشتریان جدید ایجاد کند. آنتونی جینتا در پورتال theolsongroup می‌نویسد: «کارکنان شما می‌توانند روابط حرفه‌ای کسب‌وکار را با افراد خارج از سازمان تقویت کنند. در مرحله‌ی بعد این روابط به فرصت‌هایی تبدیل می‌شوند که در غیر این صورت، به آن‌ها دسترسی نداشتید. کافی است به کارایی شبکه‌های ارتباطی لینکدین فکر کنید که درواقع بر پایه‌ی ارتباطات رسانه‌های اجتماعی ساخته می‌شوند.»

صرف‌نظر از اینکه شرکت شما چه سیاستی در پیش‌ گرفته است، شبکه‌های اجتماعی جریان مهم و غیر قابل‌ انکاری در محیط کاری هستند. با طراحی یک سیاست مدبرانه، می‌توانید از تأثیر و قدرت پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی برای رشد کسب‌وکارتان استفاده کنید، بدون اینکه اعتبار و امنیت شرکتتان را به خطر بیندازید.